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MDM como ventaja competitiva en las organizaciones
Maryury García
Cloud | Data & Analytics
Al igual que los recursos naturales, los datos actúan como el combustible impulsor de la innovación, la toma de decisiones y la creación de valor en diversos sectores. Desde las grandes empresas tecnológicas hasta los pequeños startups, la transformación digital está empoderando a los datos para convertirse en la base que genera conocimiento, optimiza la eficiencia y ofrece experiencias personalizadas a los usuarios.
La Gestión de Datos Maestros (MDM – Master Data Management) juega un papel esencial en proporcionar una estructura sólida para asegurar la integridad, calidad y consistencia de los datos en toda la organización.
A pesar de existir esta disciplina desde mediados de los años 90, algunas organizaciones no han adoptado MDM plenamente, esto puede ser por diversos factores, como la falta de comprensión de los beneficios, el coste, la complejidad y/o mantenimiento.
“Según encuesta de Gartner, el mercado global de MDM se valoró en 14.600 millones de dólares en 2022 y se espera que alcance los 24.000 millones de dólares en 2028, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 8,2%”.
Antes de sumergirnos en el mundo de MDM, es importante comprender algunos conceptos relevantes del mismo.
Para gestionar los datos maestros, la primera pregunta que nos formulamos es ¿Qué son los datos maestros? Los datos maestros constituyen el conjunto de datos compartidos, esenciales y críticos para la ejecución de un negocio, que tienen vida útil (tiempo de vigencia) y contienen la información clave para el funcionamiento de la organización, como por ejemplo datos de clientes, productos, números de cuenta, entre otros.
Una vez definidos, es importante conocer sus características ya que los datos maestros son aquellos que se caracterizan por ser únicos, persistentes, íntegros, amplia cobertura, entre otros., esto es vital para garantizar la coherencia y calidad.
Por lo tanto, resulta fundamental contar con un enfoque que considere tanto los aspectos organizacionales (identificación de dueños del dato, usuarios impactados y matrices, entre otros) así como los procesos (relacionados a las políticas, flujos, procedimientos y mapeos), por lo tanto, nuestra propuesta como Bluetab sobre este enfoque se resume en cada una de estas dimensiones.
Otro aspecto que considerar desde nuestra experiencia en datos maestros, que resulta ser clave para iniciar con una implementación organizacional, es comprender su “ciclo de vida”, esto es que contenga:
- Las áreas de negocio input del dato maestro (referidos a las áreas que consumirán la información)
- Los procesos asociados al dato maestro (que crean, bloquean, reportan, actualizan los atributos del dato maestro, es decir, el tratamiento que tendrá el dato maestro)
- Las áreas output del dato maestro (referidos a que áreas finalmente mantienen el dato maestro)
- Todo esto cruzado por los dueños del dato y soportados por políticas asociadas, procedimientos y documentación.
La Gestión de los Datos Maestros o MDM es una “disciplina” y ¿por qué? Porque reúne un conjunto de conocimientos, políticas, prácticas, procesos y tecnologías (referido como herramienta tecnológica para recopilar, almacenar, gestionar y analizar los datos maestros). Esto perminte concluir es que es mucho más que una herramienta.
A continuación, proporcionamos algunos ejemplos que permitirán una mejor comprensión del aporrte de una adecuada gestión de datos maestros en diversos sectores:
- Sector minorista: las empresas minoristas por citar un ejemplo de una empresa de pastelería utilizarían MDM para gestionar datos maestros de catálogo de productos, clientes, proveedores, empleados, recetas, inventario, ubicación; creando un perfil detallado del cliente, con la finalidad de asegurar una experiencia de compra consistente y personalizada en todos los canales de venta.
- Sector financiero: las instituciones financieras podrían gestionar datos de clientes, cuentas, productos financieros, precio, disponibilidad, transacciones históricas, información crediticia; lo que ayuda a mejorar la precisión y seguridad en las transacciones y operaciones financieras, así como verificar la identidad de sus clientes antes de abrir una cuenta.
- Sector de salud: en el ámbito de la salud, los datos más importantes son utilizados para gestionar datos de pacientes, datos de procedimientos, datos de diagnóstico, datos de imágenes, instalaciones médicas y medicamentos, garantizando la integridad y privacidad de la información confidencial, por colocar un ejemplo un hospital puede utilizar un MDM para generar un EMR (Registro Médico Electrónico) para cada paciente.
- Sector de telecomunicaciones: en el ámbito de telecomunicaciones, las empresas utilizan MDM para gestionar los datos maestros de sus dispositivos, servicios, proveedores, clientes y facturación.
En la Gestión de los Datos Maestros se realizan las siguientes operaciones fundamentales: la limpieza de datos, que elimina duplicados; el enriquecimiento de datos, que garantiza registros completos; y el establecimiento de una única fuente de verdad. El tiempo que pueda conllevar dependerá del estado de los registros que tenga la organización y sus objetivos de negocio. A continuación, podemos visualizar las tareas que se realizan:
Ahora que ya tenemos el concepto más claro, hay que tener en cuenta que la estrategia de la gestión de los datos maestros ponerlos en orden: actualizados, precisos, no redundancia, consistentes e íntegros.
¿Qué beneficios brinda la implementación de un MDM?
- Calidad y consistencia de datos: mejora la calidad de los datos maestros al eliminar duplicados y corregir errores, asegurando la integridad de la información en toda la organización.
- Eficiencia y ahorro de recursos: ahorra tiempo y recursos al automatizar tareas de limpieza, enriquecimiento y actualización de datos, liberando al personal para tareas más estratégicas.
- Toma de decisiones informadas: permite la identificación de patrones y tendencias a partir de datos confiables, lo que impulsa la toma de decisiones estratégicas y oportunas.
- Experiencia del cliente mejorada: mejora la experiencia del cliente al brindar una visión 360 grados del cliente, lo que permite ofrecer interacciones más personalizadas y relevantes.
En bluetab hemos ayudado a clientes de diferentes industrias en su estrategia de datos maestros, tanto en la definición, análisis y diseño de la arquitectura como en la implementación de una solución integral. Derivado de ello, compartimos estos 05 pasos que te permitirán iniciar en la gestión de datos maestros:
- Enumere sus objetivos y defina un alcance
Lo primero es identificar ¿cuáles son las entidades de datos que le interesa priorizar como objetivo comercial dentro de la organización?, una vez identificado luego evalúe la cantidad de fuentes, definiciones, excepciones y volúmenes que tienen las entidades.
- Defina los datos que va a utilizar
¿Qué parte de los datos es importante para tomar las decisiones? Puede tratarse simplemente de todos o varios campos del registro para rellenar, como el nombre, la dirección y el número de teléfono. Apóyese de personal de gobierno para la definición.
- Establezca procesos y owners
¿Quién será el responsable de contar con los derechos para modificar o crear los datos? ¿Para qué y cómo se utilizarán estos datos para reforzar o potenciar el negocio?, una vez formulada estas preguntas, es importante contar con un proceso de cómo se tratará la información desde el registro del dato maestros hasta su compartición final (usuarios o aplicaciones).
- Busque la escalabilidad
Una vez que ya definió los procesos, trate de que puedan ser integrados a los cambios que se den más adelante, recuerde tomarse un tiempo para la definición de sus procesos y evite realizar cambios drásticos a futuro.
- Encuentre la arquitectura de datos correcta, no tome atajos
Una vez definido y generado los pasos anteriores, es el momento de acercarse con su socio estratégico de Big Data & Analytics que le permitirá garantizar que esas definiciones sean compatibles dentro del sistema o bases de datos que alberguen la información de su compañía.
Consideraciones finales
A partir de nuestra experiencia, sugerimos considerar los siguientes aspectos a la hora de relevar / definir el proceso por cada dominio para la gestión de los datos maestros sujeto al alcance del proyecto:
- Gestión de rutas:
- Considerar como el dueño de la creación de los datos maestros los da de alta (de forma automatizada y eliminando el ingreso manual de datos de cualquier otra aplicación) y como cualquier proceso actual de un área / persona centraliza la información del resto de áreas involucradas en el dato maestro de forma manual (emails, llamadas, exceles, etc.). Se debe automatizar en un workflow.
- Alertas & notificaciones:
- Se recomienda establecer los plazos para la completitud de los datos por cada área y responsable que actualiza un dato maestro.
- Se debe sincerar el tiempo de completitud de cada dato entre todas las áreas involucradas, así también se debe configurar las alertas que comuniquen los datos maestros actualizados.
- Procesos de bloqueo – discontinuación:
- Una alternativa viable es realizar estos cambios en el operacional y de ahí ser comunicados mediante réplica al MDM.
- Integración:
- Evaluar la posibilidad de integrarse con terceros para automatizar proceso de alta en clientes, proveedores, etc. y evitar la manualidad: RENIEC, SUNAT, Google (coordinadas X, Y, Z), u otros agentes evaluando adecuación al negocio.
- Incorporación de terceros:
- Considerar la incorporación de clientes y proveedores al inicio de los flujos de creación de datos maestros y en los puntos de actualización.
En resumen, los datos maestros son los datos comunes más importantes para una organización y son la base de muchos procesos en el día a día a nivel empresarial. La gestión de datos maestros ayuda a garantizar que los mismos sean actualizados, precisos, no redundancia, consistentes, íntegros y compartidos adecuadamente, brindando beneficios tangibles en la calidad de los datos, eficiencia operativa, toma de decisiones informadas y experiencia del cliente. Esto es lo que contribuye al éxito y la competitividad de la organización en un entorno digital cada vez más impulsado por datos.
Si ha sido de interés este artículo, te agradecemos compartirlo y en bluetab estaremos deseosos de escuchar los desafíos y necesidades que tienes en tu organización en cuanto a datos maestros y de referencia.
Maryury García
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